大阪で貸し会議室を借りるとき、気を付けておきたいこととは

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大阪で貸し会議室を借りるとき、気を付けておきたいこととは

貸し会議室を借りよう

会議をするとき、どんな会議室を使っているかは様々です。自社のオフィスに会議室がある人はもちろんそちらを利用することが多いでしょうが、自社に会議室がない場合は、オフィスの隅を利用したり、打ち合わせスペースを設けたりしているケースもあるでしょう。その方法ももちろん間違ってはいませんが、心地よく会議を進めるためには、やはり適した場所でおこなうことも重要です。例えば大切な取引先が来てプレゼンをする場合に、定員オーバーの会議室を利用するのはこちらとしても恥ずかしいですし、十分なおもてなしができないという失礼なことにもなりかねません。


そんなときにおすすめなのが貸し会議室を借りることです。貸し会議室とは基本的に会議室を貸してくれるサービスのことを指しますが、全国的に展開されているものです。特に東京や大阪、名古屋などの都市部にはよく見られるもので、自社に会議室がない場合や、大きな会議室を借りたい場合など、都合に応じてレンタルすることができます。


実際に借りるときは、会議室を貸すサービスをおこなっている業者に連絡を取り、日時と集まる人数、そして希望の会議室を伝えながら予約を取ります。会議室は部屋を貸してくれるだけでなく、マイクやプロジェクション、ホワイトボードなどの備品も貸してくれるところが多いので、会議をする側としては自分のオフィスからそういった機材を持って行かなくても、スムーズに会議をはじめることができます。このように会議室を借りて利用することはビジネスパーソンなら誰もが知ることであり、多くの社会人の方々に活用されています。会議室を借りるポイントやメリットについて、詳しく見ていきましょう。

見ておきたいポイント

貸し会議室を使うとき、なんとなくで選ぶのではなく、ある程度基準を持って選ぶことが必要になります。例えば、会議室の立地です。大勢で使ったり、ばらばらなところから集まったりする場合は、アクセスのよいところで借りるのがよいでしょう。東京、大阪、名古屋などの大きな都市であれば人が集まってきやすいところといえます。都市部や駅近など、交通の便がよいところを探してみましょう。


また、会議室で使う機材などが揃っているかも注目してみておきたいところです。プレゼンを発表するような場であればホワイトボードやプロジェクターなどが使えると便利です。パソコンやメモリなどは自分で持参して対応しましょう。会議室によってはパソコンを貸してくれるところもありますから、事前に相談して確認するとよいでしょう。


加えて、プレゼンなどの発表をおこなう場合、マイクやスピーカーも必須です。特に広い会議室では端から端まで声が聞こえるように工夫しなければならないので注意しましょう。資料を見ながら発表する場合などは、マイクスタンドがあると便利です。ほかにも、あまりないかもしれませんが音楽機材を使う場合にはアンプなども必要になるので確認してみましょう。


司会者を中心に話を進める場合は司会が登壇する場所や講演台などが用意されていると便利なこともあります。取引先と一緒に利用する場合は、余分に椅子を用意しておいたり、ハンガーラックを用意しておいてコートやジャケットをかけられるようにしておくのもおすすめです。事前に会議室を見せてもらい、必要なものをきちんとそろえておくようにしましょう。

利用するメリット

ある程度の企業であれば会議室を持っているところは多くありますし、そうでなくても、オフィスの隅を利用したり喫茶店を利用したりして会議をする場はいくらでも作れます。しかしながらなぜ貸し会議室を使っているのでしょうか。それには意外なメリットが多くあるからです。


貸し会議室は場所を選べます。会議に出席する皆さんが集まりやすい場所、例えば名古屋や大阪などの都市部に設定したりすると、交通の便がよく、誰もがスムーズに会議室に向かうことができるという点が挙げられます。自社の会議室では場所が固定されてしまい、相手に合わせることも難しくなってしまいます。


ほかには、人数に合わせて部屋の大きさを変更できる点も、人気のポイントの一つです。社内の会議室であればその大きさはすでに決まっていますし、大人数の場合は小さく感じられたり少人数の場合には持て余したりすることもあるでしょう。しかしながら、貸し会議室を利用すれば、人数に応じて大きさを変更することが可能です。大人数になってもそれだけ大きな場所を借りればよいだけなので、臨機応変に利用することができます。


また、コストを削減できるという面もあります。中小企業で自社に会議室がない場合、一から作るのはとてもコストがかかります。空いている部屋を使うにしても、プロジェクションやマイクなどの備品をそろえるだけで金額が上がってしまうこともあります。しかし、貸し会議室であればこれらをレンタルするだけですみます。毎日頻繁に使うものではないからこそ、レンタルで済ませることによって余計なコストをかけずに済ませることができるというメリットがあるのです。

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